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Zeitmanagement – Wie bekomme ich all meine Aufgaben in den Griff?

Ihre Zeit ist bekanntlich Ihr Geld – und von beidem kann man nie genug haben. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein möchten, müssen Sie Prioritäten setzen und Ihre Aufgaben effizient organisieren. Praktische Tipps zum Zeitmanagement finden Sie im Anschluss.

Prioritäten setzen: Die oberste Regel des Zeitmanagements

Prioritäten setzen und die Produktivität steigern – das ist die Grundregel des modernen Zeitmanagements. Was in der grauen Theorie einfach klingt, ist für viele Menschen in der bunten Praxis eine große Hürde.

Mit kleineren bzw. weniger wichtigen Aufgaben verbringt man zu viel Zeit – darunter leidet letztendlich die Produktivität. Wie aber setzt man Prioritäten? Das hängt davon ab, welche Zeitmanagementmethode man nutzen will.

Die 3 Produktivitäts-Methoden haben sich weltweit durchgesetzt, wenn es um das Setzen von Prioritäten geht:

  1. Gettings Things Done (GTD): David Allen hat GTD ins Leben gerufen. Priorität haben Aufgaben, die möglichst zügig erledigt werden können; für weniger dringende Aufgaben nimmt man sich später mehr Zeit.
  1. Eisenhower-Matrix: Etwas komplizierter ist dieses aus vier Feldern bestehende Prinzip. Es erfordert nämlich viel Einschätzungsvermögen und Disziplin. Aufgaben werden folgendermaßen eingeteilt:
    1. dringend und wichtig
    2. dringend, aber nicht wichtig
    3. wichtig, aber nicht dringend
    4. weder dringend noch wichtig
  1. Not-To-Do-Liste: Recht simpel ist dieses Prinzip, bei dem man sich Aufgaben notiert, für die man keine Arbeitszeit aufwenden (zum Beispiel private E-Mails zu lesen oder auf Facebook zu surfen) oder die man delegieren sollte

Die dritte Methode ist effektiv, wenn man sie mit einem Tool zur Messung der Aktivität verwendet. Darin kann man erkennen, wie viele Minuten man z.B. in einer Software oder auf einer Website verbringt.

Aufgaben effizient planen: Alles der Reihe nach erledigen

Hat man sich für eine der Methoden für Zeitmanagement entschieden, geht es darum, diese zu etablieren. Der Fortschritt der Technik nimmt Ihnen hierbei einen großen Teil der Arbeit ab: Vorbei sind die Tage, an denen man seinen Bildschirm mit Post-its zukleben musste. Heute organisiert man seine Aufgaben mithilfe von Apps wie Trello, Evernote & Co., sei es auf dem Notebook oder seinem Smartphone.

Damit jede Aufgabe fristgerecht erledigt wird, ist mit Deadlines zu arbeiten. Dieses kleine, aber feine Druckmittel muss nicht einmal immer vom Chef ausgehen – jeder sollte ein realistisches Ziel für die Vollendung seiner Arbeit festlegen und Fortschritte dokumentieren.

Vorsicht vor Multitasking

Bei der Wahl der Deadlines müssen zweifelsfrei realistische Termine gewählt werden, die sich in keinem Fall überschneiden. Der Grund: Man riskiert, ins Multitasking zu verfallen. Studien belegen jedoch immer wieder, dass Multitasking nicht effizient ist.

Mit Plan in den Alltag: Routinen sind sinnvoll

Routine ist langweilig? Das mag in der Liebesbeziehung stimmen, doch im Business-Alltag muss Ordnung herrschen. Jeder erfolgreiche Mensch beginnt seinen Tag mit einer antrainierten Routine, zum Beispiel: Morgens 20 Minuten für E-Mails investieren, in 10 Minuten einige Tweets versenden, dann zwei Stunden in das aktuelle Projekt investieren. Routinen mit Deadlines üben einen sanften, aber definitiv benötigten Druck aus, sich an Spielregeln zu halten – und diese führen letztendlich zu einem effizienten Arbeitsalltag.

Fazit: Zeitmanagement löst viele Probleme im Arbeitsalltag

Mit einem soliden Zeitmanagement schreitet jeder effizient durch seinen Arbeitsalltag und vertrödelt weniger Zeit mit unwichtigen Dingen. Optimales Zeitmanagement erfordert durchaus Selbstdisziplin und Konsequenz beim Setzen und Einhalten von Prioritäten sowie eine gewisse Routine, die von Deadlines charakterisiert wird – dann ist der Weg für einen produktiven Arbeitstag geebnet.

Tamara Fuchs

Tamara Fuchs, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement bei SELLWERK in Nürnberg

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