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So mahnen Sie richtig: 5 Tipps für Mittelstandsunternehmen

Mein Kunde zahlt die Rechnung nicht! Wohl jeder Unternehmer macht die Erfahrung! Nicht nur die Liquidität von Unternehmen leidet unter verzögerten Zahlungen. Unternehmen aus dem Mittelstand können selbst ihre Zahlungsfähigkeit einbüßen, wenn sie in Vorleistung gegangen sind oder einen Auftrag mit hohem Rechnungsvolumen ausgeführt haben. Da Mittelständler jedoch auf der anderen Seite auf ein gutes Einvernehmen mit ihren Kunden angewiesen sind, gehen sie Konflikten so gut wie möglich aus dem Weg. Daher ist gerade für mittelständische Unternehmen ein gut durchdachtes Mahnungsmanagement von großer Bedeutung.

Tipp eins – Zahlungstermin auf der Rechnung

Viele Unternehmen setzen ihren Kunden ein ungenaues Zahlungsziel auf der Rechnung. Solange auf der Rechnung allgemeine Formulierungen stehen wie „Fälligkeit innerhalb von 14 Tagen“ oder Zahlungsziel: 10 Tage ohne Abzug haben Sie keinen konkreten Termin gesetzt. Um einen termingerechten Zahlungseingang erwarten zu können, sollten Sie bereits bei Ihrer Rechnungsstellung darauf achten, ein konkretes Kalenderdatum zu bestimmen. Solange aus Ihrer Rechnung kein eindeutiges Datum bestimmt werden kann, ist Ihr Kunde rechtlich mit seiner Zahlung auch nicht im Verzug. Erst ein eindeutig genanntes Datum auf Ihrer Rechnung stellt eine Zahlungsfrist, die auch rechtlich durchsetzbar ist. Ein Datum ist dann eine rechtskräftige Zahlungsfrist, innerhalb der die Forderung auf Ihrem Empfängerkonto gebucht sein muss. Nach Ablauf Ihrer mit Datum gesetzten Frist zur Begleichung der Rechnung befindet sich Ihr Kunde in Verzug, wenn Sie keinen Zahlungseingang feststellen können.

Kommunikation ist alles – zweiter Tipp

Hinter einer ausbleibenden Zahlung steht nicht immer Gleichgültigkeit oder eine verantwortungslose Einstellung. Oftmals hat das Versäumnis durchaus nachvollziehbare Gründe. Gerade zahlungssäumige Privatkunden wissen häufig nicht, wie sie mit einem Rückstand umgehen können, wenn sie nicht bezahlen können. In vielen Fällen erzielt eine Mahnung keine Wirkung. Ein offensives Gespräch mit dem Kunden kann daher für beide Seiten hilfreich sein. Denn gemeinsam können Unternehmer und Kunde eine Lösung für die Zahlung finden. Im persönlichen Gespräch können Sie darüber hinaus eine gute Basis für eine weitere Zusammenarbeit schaffen. Kommen Sie dem säumigen Kunden entgegen, indem Sie die Initiative ergreifen und Hilfsbereitschaft signalisieren. Auf diese Weise kann ein Unternehmen auch seine Kunden langfristig an sich binden. Denn ein Kunde, dem Sie mit Wertschätzung begegnen, fühlt sich Ihrem Unternehmen persönlich verbunden.

Schlüssel Ratenzahlung – der dritte Tipp

Eine Zahlung in Raten ist besser als ein kompletter Zahlungsausfall. Überfordern Sie einen zahlungssäumigen Kunden nicht, indem Sie ineffektiven Druck aufbauen. Kommen Sie ihm mit einem Angebot zur Ratenzahlung entgegen. Besprechen Sie mit ihm, welche Ratenhöhe er in seiner Situation auch tatsächlich realisieren kann. Sobald Sie mit ihm über eine Ratenzahlung einig geworden sind, schicken Sie dem Kunden den Ratenzahlungsplan auch schriftlich. Mit Ihrem Entgegenkommen ermöglichen Sie Ihrem Kunden, seine Schulden zu bezahlen, ohne sein Gesicht zu verlieren. Und schließlich kann Ihr Kunde durch die Zuverlässigkeit seiner Teilzahlungen auch seine grundsätzliche Bereitschaft zur Begleichung seiner Schuld zeigen.

Der Ton macht die Musik – Tipp Nummer vier

In der Kommunikation mit dem Kunden können mittelständische Unternehmen ein positives Klima schaffen, das den Kunden auf einer persönlichen Ebene anspricht. Im gesamten Schriftverkehr mit dem Kunden bereiten Sie eine Basis für seine Haltung Ihrem Unternehmen gegenüber. Hat Ihr Kunde das Gefühl, einer behördlichen Institution gegenüber zu stehen, dann baut er auch keine Loyalität zu Ihrem Unternehmen auf. Zwar ist eine Zahlungsverpflichtung nicht abhängig von persönlichen Befindlichkeiten, sondern eine rechtlich begründete Schuld. Sorgen Sie in Ihrer Kundenkommunikation dennoch dafür, dass Sie Ihren Kunden gegenüber Wertschätzung ausdrücken – auch wenn Sie ihm eine oder mehrere Mahnungen schicken müssen. Ein Post-it-Aufkleber auf der Rechnungskopie mit einer persönlichen Notiz kann so manchen Kunden moralisch mehr in Verlegenheit bringen als eine rechtlich korrekt ausformulierte dritte Mahnung mit Inkasso-Androhung.

Fünfter Tipp – Wenn alle Stricke reißen

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Kunde trotz aller Bemühungen nicht die Absicht hat, Ihre Rechnung zu bezahlen, dann sollten Sie die Geschäftsbeziehungen beenden. In einem solchen Fall bietet sich darüber hinaus der übliche Mahnweg. Hierfür schreiben Sie eine erste, eine zweite und eine letzte dritte Mahnung. Achten Sie darauf, dass Sie in jeder Mahnung eine Frist mit Datum zur Begleichung der Schuld setzen. Die Frist sollte jeweils eine Zeitspanne zwischen 10 bis 14 Tagen umfassen. Nach erfolglosem Verstreichen der letzten Frist können Sie auch ohne anwaltliche Hilfe ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Den Antrag können Sie jederzeit online beim zentralen Mahngericht stellen. Das Gericht wird danach Ihren Schuldner zur Zahlung auffordern. Sollte es zu einem Verfahren kommen, können Sie einen vollstreckbaren Titel erhalten. Dann wird das Gericht Ihre offene Forderung mit sämtlichen Auslagen von Ihrem Schuldner eintreiben.

 

Tipp: Niemand schreibt gerne Mahnungen. Aber zum Glück gibt es ja Buchhaltungsprogramme wie Billomat, die mit einem automatischen Mahnwesen alles für Sie übernehmen!

Paul-Alexander Thies

Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer bei Billomat

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