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Outsourcing für KMUs

Der Begriff des „Outsourcing“, der Auslagerung von Unternehmensbereichen, hat für viele kleine und mittelständische Unternehmen bzw. Unternehmer leider immer noch einen eher negativen Beigeschmack. Gerade kleine Unternehmen können von der Vergabe einzelner Unternehmensbereiche an externe Dienstleister jedoch deutlich profitieren.

Vorteile und Chancen des Outsourcings für KMU

Das wohl bekannteste Beispiel stellt hierbei die Buchhaltung, wie auch die Steuererklärung dar. Beides wird hier häufig an einen Steuerberater bzw. an ein Buchhaltungsbüro abgegeben.

Das abgebende Unternehmen spart sich hierdurch Personalkosten und Arbeitszeit, die effektiver im Kerngeschäft eingesetzt werden können. Ein weiterer Vorteil liegt in der entstehenden Flexibilität in Bezug auf Fortbildungsbedarf, Urlaubs- und Krankheitszeiten, die bei der Erledigung der Aufgaben im eigenen Haus natürlich auch selber kompensiert bzw. investiert werden müssten.

Gleichzeitig entstehen durch Outsourcing im Bereich kleiner, regional tätiger Unternehmen aber auch neue Firmen und Arbeitsplätze. Buchhaltungsbüros, Personaldienstleister und andere Unternehmen konnten und können nur hierdurch wachsen. Die lokale Wirtschaft wird durch diese Form des Outsourcings also tatsächlich gestärkt.

Welche Bereiche eignen sich für Outsourcing?

Besonders bekannt ist spätestens seit Anfang dieses Jahres das Outsourcing zum Thema Datenschutz. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen dürften – auch, wenn sie nicht dazu verpflichtet gewesen wären – auf externe Datenschutzbeauftragte zurückgegriffen haben, um die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung gewährleisten zu können.

Grundlegend könnte aber jeder Unternehmensbereich, der nicht zum Kern der Geschäftstätigkeit gehört, ausgelagert werden. Am häufigsten werden BackOffice-Tätigkeiten, Buchhaltung, Lagerhaltung und Versand (z. B. Versand durch Amazon), aber auch Personaldienstleistungen wie Recruiting und Vertragserstellung, bis hin zum Verfassen von Arbeitszeugnissen weitergegeben.

Auch vor dem Fuhrpark oder der Unternehmenskommunikation macht Outsourcing keinen Halt. So gibt es heute z. B. auch Callcenter, die die Annahme von Telefonaten als Dienstleistung anbieten – 24/7. Auch Kleinstunternehmen können so für Ihre Kunden permanent erreichbar sein.

Kommunikation ist (fast) alles       

Gerade bei der Vergabe der Kundenkommunikation an externe Dienstleister ist jedoch Vorsicht geboten. So sind Verbraucher es zwar von großen Unternehmen gewohnt, im ersten Schritt der Kontaktaufnahme noch keine zufriedenstellende Antwort zu erhalten – bei kleineren, regional tätigen Unternehmen wird jedoch immer noch eine persönliche und authentische Kommunikation erwartet.

Während es durchaus sinnvoll ist, Werbekampagnen durch professionelle Dienstleister planen, durchführen und nachhalten zu lassen (z. B. Facebook-Werbung), sollte man das sogenannte „Community-Management“, also die direkte Kommunikation mit (potentiellen) Kunden, als kleines Unternehmen nicht unbedingt aus der Hand geben.

Sollte man dies dennoch in Betracht ziehen, sei es auf Social-Media-Plattformen oder in Form eines Callcenters, ist es empfehlenswert, das „Wording“ zusammen mit dem Dienstleister genau zu definieren. Klare Vorgaben in Verbindung mit den Erfahrungswerten eines professionellen Dienstleisters verbessern hierbei deutlich die (positive) Erfahrung des Kunden bzw. Nutzers.

Marketing? Mache ich selber.

Je nach eigenen Kenntnissen, Ansprüchen und verfügbarer Arbeitszeit ist es sicherlich nicht zwingend erforderlich, das komplette Marketing auszulagern.

Da die Anzahl der unterschiedlichen Werbekanäle (TV, Radio, Zeitung, Social Media, Suchmaschinen, etc.) in den vergangenen 20 Jahren jedoch ein Ausmaß angenommen hat, dass es selbst Agenturen schwer macht, alle Bereiche kompetent abzubilden, ist eine selektive Abgabe von Werbemaßnahmen durchaus empfehlenswert.

Ein externer Dienstleister kann hier bei der Budgetplanung, wie auch bei der Wahl der effektivsten Kanäle genauso behilflich sein, wie bei der tatsächlichen Umsetzung der Werbekampagne(n).

Unser „Lifehack“ für Gründer

So gut ein Businessplan auch erstellt, recherchiert und geprüft wurde – die Erfahrung zeigt, dass viele Gründer ein zu geringes Budget für Marketing und andere Dienstleistungen einplanen.

Es empfiehlt sich daher, noch in der Phase der Budgetplanung festzulegen, welche Arbeitsabläufe extern vergeben werden soll(t)en und dementsprechend bei jeweiligen Dienstleistern Angebote anzufordern. Gerade im Bereich des Marketings sollte, im Sinne eines aufmerksamkeitsstarken Markteintritts, eine umfassende Beratung durch eine Agentur erfolgen.

Fazit

Outsourcing bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen die Chance, in einem sich ständig wandelnden Markt, mit mehr Flexibilität und einem klar kalkulierbaren Budget agieren zu können. Die Konzentration auf das Kerngeschäft erhält die Wettbewerbsfähigkeit und schafft Möglichkeiten für nachhaltiges, beständiges Wachstum.

Gründer müssen zudem nicht alle Bereiche eines Unternehmens oder auch der Unternehmensführung bereits zu Beginn vollständig beherrschen. Die Nutzung externer Dienstleister senkt hier sowohl die Personalkosten als auch die Risiken von Fehleinschätzungen.

Dirk Ertel

Dirk Ertel, Online-Marketing bei SELLWERK in Celle

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