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Onlinebuchungen – Verpassen Sie keine Kundenkontakte mehr

Möchten Sie keine Kundenanfragen mehr verpassen? Dann ist ein praktisches Online-Terminbuchungssystem mit Sicherheit für Ihren Betrieb geeignet. Erfahren Sie im Anschluss, wie Sie online buchbar werden und mithilfe von Onlinebuchungen Ihren Betriebsablauf vereinfachen.

Ordnung hat in vielen Unternehmen höchste Priorität. Einer Ihrer Angestellten hat jedoch die Aufgabe, Ihren Kalender zu organisieren und Termine mit Kunden zu buchen – eine Aufgabe, die Sie einer Software überlassen können. Termine online vereinbaren hat sich längst durchgesetzt und diese Prozedur gestaltet Ihren Betriebsablauf effizienter.

Warum Kunden Termine online buchen wollen

Verpassen Sie keinen Kunden mehr, indem Sie online buchbar werden. Als Unternehmer ist es unmöglich, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr verfügbar zu sein. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das auch nicht rentabel.

Außerdem suchen immer mehr Verbraucher Informationen online. Sie finden über Google Ihre Webseite, recherchieren Daten zu Ihrem Betrieb und suchen nach einer Möglichkeit, möglichst einfach mit Ihnen in Kontakt zu treten. Anrufen wollen Sie selten und der E-Mail-Verkehr dauert zu lange. Die Alternative: Termine online vereinbaren.

Laut der MSL-Gesundheitsstudie von 2012 haben acht Prozent aller Patienten online einen Termin beim Arzt vereinbart; für sinnvoll halten aber 41 Prozent ein solches Online-System.

Das Marktforschungsinstitut Research Now hat 2015 eine Studie veröffentlicht, derer nach fast jeder dritte Deutsche (29 Prozent) einen Termin mit einem Facharzt online vereinbart hat; fast alle (98 Prozent) würden erneut online buchen.

Besonders hoch ist die Akzeptanz dieses Konzeptes bei der jungen Generation (26 bis 35 Jahre). Mit steigendem Alter nimmt die Affinität ab.

Einfach Termine online vereinbaren

In immer mehr Branchen wollen Firmen online buchbar werden, angefangen bei Arztpraxen über Finanzberater bis hin zum Fotografen. Der Grund ist einfach: Ihre Kunden können anhand freier Zeiträume Termine online vereinbaren, ohne Ihren Betrieb anrufen zu müssen. Das spart sowohl dem Kunden als auch Ihnen Zeit sowie Geld. Außerdem sind Sie mit einem Online-Terminbuchungssystem immer erreichbar, auch am Wochenende oder nach Feierabend.

Wie können Ihre Kunden Termine online vereinbaren? Im Grunde muss lediglich ein Plug-in oder eine Software auf Ihrer Webseite integriert werden.

  1. Über einen neuen Menüpunkt stellen Sie Besuchern die Möglichkeit zur Verfügung, einen Termin online zu vereinbaren.
  2. Dabei öffnet sich ein Kalender, in dem freie und belegte Tage und Zeitpunkte dargestellt werden.
  3. Ihr Kunde überlegt sich, welcher Tag für ihn passt und trägt im Anschluss seine Kontaktdaten ein.
  4. Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit den Termindaten und können Ihren Ablauf organisieren.

Tipp: Moderne Programme bieten Ihnen sogar die Möglichkeit, Ihren Kalender automatisch zu synchronisieren. Ab sofort werden Sie keine Kundenkontakte verpassen, da sie Sie ständig erreichbar sind.

Die Vorteile der Vereinbarung von Terminen online

Die simple und effiziente Online-Terminvereinbarung bringt Betrieben aller Art viele Vorzüge mit sich. Sie werden in erster Linie keine keine Kundenkontakte mehr verpassen. Außerdem ergeben sich folgende Vorteile:

  • Entlastung des Personals
  • Simple Verwaltung von Kundendaten
  • Umsatzsteigerung dank erhöhter Verfügbarkeit
  • Automatische Synchronisation der Kalender
  • Höhere Termintreue dank Erinnerungsfunktion
  • Reduzierter Zahlungsausfall dank Online-Bezahlmöglichkeiten

Der letzte Punkt hängt von der verwendeten Software ab, es gibt aber durchaus Tools, die Ihnen die Erstellung von Rechnungen, Angeboten oder Ähnliches ermöglichen, indem Sie eine Software zur Rechnungserstellung einbinden können.

Praxisbeispiele für Buchungen im Web

Um die Vorteile einer Online-Terminvereinbarung zu verdeutlichen, nachfolgend zwei Praxisbeispiele:

Beispiel 1: Friseursalon

Probleme ohne Online-Terminbuchung: Ein Friseursalon möchte sein Geschäft ausbauen, mehr Personal einstellen und die aktuellen Angestellten entlasten. Bislang kümmern sich alle Friseure nebenbei um das ununterbrochen klingelnde Telefon, um Termine zu vereinbaren. Häufig müssen Sie einen Kunden warten lassen, um den Hörer abzunehmen, was zu Unzufriedenheit geführt hat. Aus diesem Grund möchte der Friseursalon online buchbar werden und dadurch keine Kundenkontakte verpassen.

Vorteile bei Verwendung einer Terminbuchungssoftware: Mit einer Software für Buchungen im Internet können Kunden einen Termin bequem im Internet zur gewünschten Zeit vereinbaren, werden per SMS oder E-Mail drei Tage vorher benachrichtigt und können bis zu zwei Tage zuvor den Termin stornieren. Die Mitarbeiter werden entlastet und arbeiten effizienter, was zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit und einem höheren Umsatz führt.

Beispiel 2: Handwerker

Ein Handwerksbetrieb veranstaltet regelmäßig Kurse für Handwerker aus dem Umkreis. Die bezahlten Kurse wurden bislang umständlich über Facebook-Gruppeneinladungen hantiert. Nach einer betriebsinternen Analyse hat sich herausgestellt, dass dieser Prozess nicht effizient ist. Die Geschäftsführung möchte in Zukunft keine Kundenkontakte verpassen, sodass Termine ab sofort online vereinbart werden sollen.

Eine Online-Terminbuchung funktioniert durchaus auch für Kurse und Gruppenveranstaltungen. Der Handwerksbetrieb legt dazu die Teilnehmerzahl fest, versendet eine E-Mail an Interessenten und gibt ein Datum an, bis zu dem Zusagen erteilt werden können.

Was Verbraucher von einer Online-Terminbuchung erwarten

Auf der Suche nach der idealen Software für Terminbuchungen im Web sollten Sie wissen, welche Erwartungen potenzielle Kunden von dieser haben, wenn Sie online buchbar werden möchten. Konkrete Informationen gibt es in einer Umfrage von Toluna Online Panel:

  • 93 % finden eine Buchungsbestätigung wichtig
  • 85 % hätten gerne eine Terminübersicht & Auswahlmöglichkeit
  • 59 % freuen sich über eine Erinnerungsmail
  • 49 % halten eine Terminerinnerung per SMS für praktisch

Zwar tauchte die Funktion der Stornierung nicht in der Umfrage auf, sie ist aber für Sie und Ihre Kunden mit Sicherheit wichtig. Legen Sie einfach fest, bis zu welchem Zeitpunkt ein Kunde seinen Termin stornieren kann.

Effiziente Marketingmaßnahmen etablieren

Sobald ein Kunde einen Termin mit Ihnen online vereinbart und seine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, können Sie Marketingmaßnahmen einleiten. Ihnen stehen zu diesem Zeitpunkt hilfreiche Daten zu seiner Person zur Verfügung, nämlich sein Name für eine persönliche Ansprache und die E-Mail-Adresse für einen direkten Kontakt.

Diese Daten könnten Sie in eine CRM-Software integrieren und das Nutzerprofil mit weiteren Daten füllen. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden zum Beispiel über eine exklusive Gutschein- oder Rabattaktion. So können Sie Neukunden und Bestandskunden verwandeln, die regelmäßig bei Ihnen einkaufen oder Ihre Dienstleistungen beziehen. Automatisieren Sie den Kontakt zu Ihrem Kunden, indem Sie jedes Jahr Glückwünsche zu seinem Geburtstag versenden; auch personalisierte Newsletter sind äußerst erfolgreich.

Zusammenfassung: Eigentlich nur Vorteile …

Wenn Sie keine Kundenkontakte verpassen wollen und Ihre geschäftlichen Prozesse optimieren möchten, dann sollten Sie online buchbar werden. Jedes Unternehmen, das mit Kunden in Kontakt tritt, profitiert, wenn es eine Möglichkeit zur Verfügung stellt, Termine online zu vereinbaren.

 

Jennifer Panzer

Jennifer Panzer, B.A. Dienstleistungsmarketing – Medien und Kommunikation, Produktmanagerin bei SELLWERK in Nürnberg

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