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Meetingplanung – So führst du erfolgreich Konferenzen durch

In vielen Unternehmen sind sie eher lästige Pflicht als produktive Kür, trotzdem kommt niemand um sie herum: Meetings sind heute fest in der Unternehmenskultur und im Projektmanagement verankert. Damit eine Teambesprechung allen Teilnehmern nutzt, ist eine zielgerichtete, strategische Meetingplanung nötig.

Warum überhaupt Meetings?

Während sich kleine Probleme oder Fragen schnell zwischendurch per E-Mail oder Telefonat klären lassen, zeichnet sich eine Teambesprechung durch den persönlichen Kontakt aus. Hier kommen Kollegen und Entscheidungsträger aus einem Team oder aus zusammenhängenden Aufgabenbereichen zusammen, um etwa Informationen zu vermitteln, Probleme zu besprechen oder über den aktuellen Stand eines Projektes zu sprechen.

Auf diesem Weg sparen Sie Zeit, da Sie nicht alle Betroffenen einzeln informieren müssen. Zudem bieten Sitzungen Möglichkeiten zum Austausch und zur Ideensammlung. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Mitarbeiter an einem größeren Thema oder Projekt arbeiten, ohne ständig miteinander im persönlichen Kontakt zu stehen.

Meetingplanung: Wen Sie zu einer Sitzung einladen sollten

Als Organisator sollten Sie bei der Meetingplanung beachten, dass die besprochenen Themen wenigstens zum Großteil für alle Teilnehmer relevant sind. Betrifft einige Teilnehmer nur ein Bruchteil der Tagesordnung, verbreiten Sie bei den Betroffenen nicht nur Langeweile, sondern verschwenden auch deren Arbeitszeit.

Laut einer Studie der Unternehmensberatung Bain & Company von 2014 verbringen Angestellte und Führungskräfte durchschnittlich 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Verspätet anfangende Termine und Routine-Meetings ohne aktuellen Anlass gehören hier zu den größten Zeitfressern. Steuern Sie mit einer professionellen Meetingplanung gegen die Verschwendung Ihrer Ressourcen.

Meetings richtig strukturieren

Eine Teambesprechung, die inhaltlich und zeitlich klar geplant ist, hat das größte Erfolgspotenzial. Bei der Meetingplanung sollten Organisatoren deshalb auf eine klare Struktur achten.

Legen Sie eine Tagesordnung mit allen zu besprechenden Themen fest, damit alle wichtigen Aspekte abgearbeitet werden können. Informieren Sie die Vortragenden rechtzeitig, damit sie sich auf ihre Präsentation oder ihren Redebeitrag vorbereiten können. So lassen sich Themen leichter auf den Punkt bringen und ansprechend vortragen, was ein produktives und spannendes Meeting zur Folge hat.

Während ein Zeitplan wichtig ist, sollte dieser nicht zu knapp ausfallen. Kalkulieren Sie bei der Meetingplanung Raum für Diskussion und Austausch ein. Eine Konferenz darf nicht so knapp geplant werden, dass keine Zeit für Fragen oder Ideen bleibt. Dann fühlen sich Teilnehmer schnell übergangen und die Bereitschaft zum eigenen Engagement sinkt.

Bei der Meetingplanung sollte Sie zudem Ziele festlegen:

  • Möchten Sie die Teilnehmer über ein bestimmtes Thema informieren?
  • Möchten Sie eine Lösung für ein konkretes Problem erarbeiten?

Erreichen Sie Ihr Ziel, können Sie das Meeting beenden – gegebenenfalls vorzeitig.

Neben der inhaltlichen Meetingplanung tragen auch die Rahmenbedingungen zur erfolgreichen Umsetzung bei. Wählen Sie für die Veranstaltung einen ruhigen Raum, der ausreichend Platz und alle benötigten technischen Geräte bietet.

Bestimmen Sie vorab einen Protokollführer und stellen Sie relevante Unterlagen und Präsentationen im Anschluss beispielsweise über das Intranet bereit.

Ein spannendes Meeting durchführen

Die Meetingplanung stellt den Rahmen dar, den Vortragende und Diskussionsleiter mit ansprechenden Inhalten füllen. Überladene PowerPoint-Präsentationen führen dabei selten zum Ziel, da sich das Publikum eher darauf statt auf die Worte des Präsentierenden konzentriert. Nutzen Sie stattdessen clevere Präsentationstechniken, um Ihr Team zu begeistern und zu motivieren.

Wichtig ist ein faktenreicher, fundierter Inhalt, der jedoch auf kurzweilige, ansprechende Weise vorgetragen wird. Dabei helfen Präsentationstechniken wie das Einbeziehen der Zuhörer, indem Sie Ihnen eine Frage stellen. Zudem lassen sich Informationen, die in eine Geschichte eingebettet sind, leichter merken. Eine gute Rhetorik und ein sicheres Auftreten runden Ihren Redebeitrag ab. Wer trotzdem nicht auf Folien verzichten möchte, sollte mit Bildern und Grafiken arbeiten sowie auf jeder Seite nur wenige, knackige Punkte statt lange Texte einbinden.

Tamara Fuchs

Tamara Fuchs, Specialist Sales Support & Training bei SELLWERK

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