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Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?

Grundsätze für die digitale Buchhaltung aus dem Finanzministerium

Seit dem Beginn des Jahres 2017 sind die GoBD in vollem Umfang in Kraft getreten. Die GoBD wurden durch das Finanzministerium in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern entwickelt. Der komplette Titel der GoBD lautet: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die so genannten Grundsätze befassen sich demnach mit der Buchhaltung und der Archivierung von Unterlagen, die in elektronischer Form erstellt wurden.

Word, Excel und die GoBD

Die Grundsätze zum Umgang mit digitalen Geschäftsdokumenten sehen zahlreiche Pflichten vor, die mit den Ausführungsmerkmalen von Word und Excel in Konflikt stehen. Eine der zentralen Regelungen der GoBD ist die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. Dokumente, die mit den beiden weit verbreiteten Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogrammen Word und Excel erstellt wurden, können das von der GoBD geforderte Unveränderbarkeitsprinzip nicht erfüllen. Denn Word- und Excel-Dateien können jederzeit verändert werden. Die letzte Speicherung wird zwar durch eine Zeitangabe festgehalten. Doch der ursprüngliche Inhalt geht bei einem Eingriff unwiederbringlich verloren.

Das Prinzip der Unveränderbarkeit im Detail

Unter dem Begriff Aufzeichnungen verstehen die GoBD sämtliche Dokumente, die steuerlich und unternehmerisch eine Bedeutung haben. Das sind zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftsbriefe oder Angebote. Der Punkt 3.2 der GoBD beschreibt die „Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen“. Im Unterpunkt 3.2.5 gehen die GoBD im Detail auf die Unveränderbarkeit ein. Mit dem Prinzip der Unveränderbarkeit beziehen sich die GoBD ausdrücklich auf die Gesetzgebung in der Abgabenordnung (§ 146 Absatz 4) und im Handelsgesetzbuch (§ 239 Absatz 3). Die GoBD führen das Unveränderbarkeitsprinzip anhand von drei Kriterien aus:

  • Anweisungen für Veränderungen
  • Protokollpflicht
  • Verfahrensdokumentation

Anweisungen für Veränderungen

Im Absatz 58 geht die GoBD auf Anweisungen für die Veränderung elektronischer Dokumente ein. Demnach muss Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente nicht auf eine Weise verändert werden können, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr nachzuvollziehen ist. Ihr Unternehmen muss auch dafür sorgen, dass kein Zweifel an der Originalität eines Dokuments entsteht. Die Vorgaben bringen mit sich, dass Dokumente grundsätzlich nicht verändert werden dürfen, ohne dass das Original erhalten bleibt.

Protokollpflicht

Aus den Anweisungen bei Veränderungen elektronischer Dokumente ergibt sich eine Pflicht zur Protokollierung. Nach einem Eingriff in den Inhalt elektronischer Dokumente oder nach deren Löschung müssen Sie den Vorgang protokollieren. Die Pflicht zur Protokollierung greift auf die Vorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches zurück. Aus dem Protokoll muss demnach erkennbar sein, wie der Inhalt des Dokuments im ursprünglichen Zustand lautete und was zu welchem Zeitpunkt verändert wurde.

Verfahrensdokumentation

Die Protokolle müssen Sie in einer Dokumentation erfassen und nachvollziehbar bereitstellen. Die Dokumentation muss den Inhalt, den Aufbau, den Ablauf und die Ergebnisse der Verarbeitung von Daten vollständig und schlüssig darstellen. Die Dokumentation muss eindeutig darlegen, wie Ihr Unternehmen elektronische Dokumente erstellt, indiziert, weiterverarbeitet und speichert. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren Umgang mit elektronischen Daten auf eine Weise, die ein Betriebsprüfer nachvollziehen kann.

Lösungsansätze zur Erfüllung der GoBD

Der Blick in die Ausführungen der GoBD zeigt, dass eine Anerkennung von Word- oder Excel-Dokumenten bei einer Betriebsprüfung gefährdet ist. Um die GoBD zu erfüllen, sollten Sie bei Eingriffen in ein Dokument grundsätzlich Kopien und Zwischensicherungen anfertigen. Schützen Sie Ihr Ablagesystem gegen unbefugte Zugriffe und legen Sie ein sicheres Backup-System an. Eine professionelle Rechnungs- und Buchungssoftware gewährleistet die Anerkennung Ihrer Dokumente durch den Betriebsprüfer. Für ein nachvollziehbares Ordnungssystem, das eine ausreichende Dokumentation bereitstellt, kann ein Dokumentenmanagement sorgen.

Paul-Alexander Thies

Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer bei Billomat

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